Word jij blij van het organiseren van gave evenementen voor grote opdrachtgevers? Gaat je hart sneller kloppen van het plannen van een bruiloft, en sta jij erom bekend alles tot in de puntjes te regelen? Dan is dit je kans!

Landgoed de Holtweijde is op zoek naar een nieuwe collega op de afdeling banqueting en reserveringen. In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor gasten die een bijeenkomst willen reserveren op ons landgoed en ben je een belangrijke schakel tussen de gast en de teams op Landgoed de Holtweijde. Jij ontzorgt bruidsparen en evenementenorganisatoren en zorgt ervoor dat alles perfect verloopt. Lees gauw verder hoe een dag in het leven van Danique, onze huidige Banquet Sales medewerker, verloopt.

Maandagochtend, 08:55

Nieuwe week, nieuwe kansen! Ik kom aan in het backoffice van de receptie en hang mijn jas op. Eerst maar eens opstarten met een kop thee. Onderweg naar de keuken groet ik diverse collega’s. Demi en Bibi draaien vandaag de vroege receptiedienst, Henriëtte en Ilona verzorgen het ontbijt en F&B Manager Arthur is ook al aanwezig. Dat is mooi, die moet ik vandaag nog even vragen naar de sheets van het bruidspaar de Jong. Maar dat komt later, eerst eens de mailbox openen en de eerste aanvragen van het weekend bekijken. Een bruidspaar wil de locatie komen bekijken en er is een aanvraag binnen gekomen voor het exclusief afhuren van het hotel. Ik mail het bruidspaar een aantal optionele data door en overleg met Kim, onze Commercieel Manager over een prijsopgave voor de exclusieve verhuur van het hotel.

Daarna ga ik aan de slag met het maken van de functie-sheets van de groepen die we volgende week mogen verwachten. Ik bekijk het programma en verwerk de gegevens in PXIER, het evenementen managementsysteem. Ondertussen is de check-out begonnen en neem ik wat telefoontjes aan, zodat mijn collega’s in de receptie zich kunnen focussen op de drukke check-out. Na de check-out neem ik tijdens de pauze van mijn collega’s de balie waar en rond ik ondertussen mijn prijsvoorstel af. Ik heb alle wensen op papier gezet en hier de scherpste prijs voor gemaakt, nu hopen dat de partij akkoord gaat.

Lunchtijd! Ik schuif gezellig aan bij de collega’s in de personeelsruimte en geniet van mijn croissantje. Daarna loop ik een rondje over het landgoed samen met een collega. Wat een fijne plek is dit toch! En van een wandeling krijg ik altijd frisse energie.

Back to business. Ik moet nog een aantal openstaande mails verwerken, een terugbelverzoek voor dhr. Smits die volgende week zijn familieverblijf organiseert op ons landgoed en ik wil graag de partij van vorige week bellen om te vragen hoe ze hun congres hebben ervaren. De factuur van het bruidspaar moet gecheckt worden en vanmiddag om 15.00 uur staat een afspraak met een evenementenorganisator om de locatie te bekijken. Na de afspraak verwerk ik de laatste informatie in het systeem en stuur ik de organisator nog wat voorbeelden toe. Het is 17.00 uur: tijd om af te ronden. De dag vloog weer voorbij!

Jouw taken als Banquet Sales Medewerker:

• Het aannemen en verwerken van reserveringen van meer dan 3 kamers. Je zorgt voor een goede inventarisatie van wensen en behoeften en geeft waar mogelijk advies over het programma en de mogelijkheden. De termen upsell en cross-sell zijn jou niet onbekend!
• Inventariseren van wensen en behoeften van bruidsparen, evenementenorganisatoren en organisatoren van bijeenkomsten/vergaderingen. Je vraagt uit, denkt mee en zet op papier;
• Het uitwerken van salesgesprekken met bovengenoemde partijen en het maken van offertes;
• Het samenstellen van vergaderarrangementen op maat en bijbehorende prijzen (in overleg met de commercieel manager);
• Je maakt functie-sheets, waar van A tot Z op staat wat de gast verwacht en hoe onze collega’s dit moeten uitvoeren;
• Het opstellen en afhandelen van facturen;
• After sales: je belt de partij op om te vragen hoe zij hun evenement hebben ervaren en of we in de toekomst nog iets voor hen kunnen betekenen;
• Ondersteunen van het receptie-team. Jij zorgt ervoor dat de telefoon wordt aangenomen wanneer jouw collega’s gasten inchecken en draait af en toe een (weekend)dienst mee in de receptie.

Wat krijg je als je werkt op Landgoed de Holtweijde?

• Een werkweek van 4 of 5 dagen, op basis van 30,4 tot 38 uur;
• Salariëring volgens Horeca CAO op basis van functiegroep V;
• Interessante secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een overnachting in ons hotel om je werkplek te leren kennen en goedkoop overnachten in een van de 6 zusterhotels;
• Een werkplek in een groene, inspirerende omgeving. Bij ons geen industrieterrein en grote gebouwen! Als je geluk hebt kun je zelfs de eekhoorntjes in de boom spotten;
• Een team van +- 80 collega’s die hetzelfde doel voor ogen hebben: de gast een onvergetelijke ervaring geven;
• Met datzelfde gezellige team gaan we 2 keer per jaar een dag weg en vieren we Kerst met een culinair kerstdiner;
• Gunstige werktijden in de horeca; uniek tegenwoordig! Jij werkt op doordeweekse dagen van 9 tot 17 uur en een keer per maand draai je weekenddiensten. Ook worden de feestdagen onder het team eerlijk verdeeld zodat je altijd een feestdag vrij bent.

Roept deze vacature jouw naam? Dan nodigen we je graag uit voor een kop koffie.

Stuur je CV met (korte) motivatie naar Front Office Manager Elles Brookhuis via ellesbrookhuis@holtweijde.nl.